Longe vão os tempos em que a tecnologia não era essencial nos processos construtivos que envolvem gestão e planeamento. Assim, torna-se necessário investir em softwares que permitam acompanhar todos os passos de um projeto de forma objetiva e rigorosa por todos os intervenientes.
O objetivo de qualquer software de gestão é o aumento da produtividade, através da concentração de toda a informação num único local e permitindo a utilização de ferramentas que tornam as tarefas rotineiras menos complexas. Contudo, nem sempre é fácil implementar um software deste género, uma vez que é necessário adaptar e capacitar toda a estrutura de uma empresa, para que esta possa ter uma transição suave na mudança de procedimentos, podendo mesmo causar perdas de produtividade. No entanto, após ultrapassar a curva de aprendizagem existente em todas as mudanças, os resultados traduzem-se geralmente num nível de produtividade superior ao inicial.
Para facilitar o processo de implementação, a buildtoo deixa algumas dicas dos passos que devem ser seguidos:
1. Mapeamento dos Processos Existentes
Inicialmente, é necessário identificar e padronizar os processos de trabalho. É, sem dúvida, um grande desafio, que consome algum tempo de trabalho. No entanto, a utilização de um software de gestão obriga a que esta sequência seja seguida, de forma a evitar qualquer tipo de mal-entendido e permitindo que não haja repetição de trabalhos. Para isso devemos perceber todos os processos que irão sofrer uma mudança e mapeá-los para que seja mais fácil perceber como iremos transpor cada um deles no novo software.
2. Perceber a capacidade tecnológica da organização
Depois de perceber os processos utilizados, é necessário fazer o levantamento de todas as ferramentas que existem e podem ser substituídas pelo novo software, uma vez que será necessário migrar toda a informação para o novo sistema, de forma a que não haja perda de dados. Torna-se essencial perceber se a mudança constitui, efetivamente, uma melhoria para a empresa, assim como identificar a maturidade tecnológica dos colaboradores, pois só assim conseguiremos perceber que plano de operação e implementação deve ser adotado.
3. Plano de Operação
Qualquer implementação, em especial em softwares de gestão, deve ser realizada tentando prejudicar o mínimo possível o decorrer dos trabalhos. A pensar nisto, importa desenvolver um plano que defina quais os setores afetados, quando irá acontecer e quanto tempo demorará. Para tal, é essencial cumprir o ponto anterior, pois ao perceber a capacidade tecnológica de cada empresa é mais fácil definir os passos da implementação.
Nestes planos deve ser tido em conta o nível de dificuldade e o tempo a ele associado, criando um plano que seja possível cumprir sem levar a que as equipas desmotivem por acharem que será muito difícil a adaptação por esta ser muito distante da realidade que conhecem. Os tempos são essenciais, é preciso parar e respirar a mudança!
4. Formação para os utilizadores
Um dos maiores problemas com a implementação de um software é o medo de utilização! Toda a gente tem receio do contacto com o desconhecido. E se colocamos mal a informação e afeta o sistema? E se nos enganamos e depois os nossos colegas veem mal a informação e no final fica tudo errado? Está tudo bem, tudo tem um botão de andar para trás ou, em último caso, um técnico do outro lado do computador que pode sempre ajudar!
Para facilitar este processo é essencial dar confiança aos utilizadores do software para que se sintam familiarizados com todos os recursos e funcionalidades. A melhor forma de o fazer é através da formação dos colaboradores, explicando como se utilizam todas funcionalidades de modo a que estes as possam usar de forma correta e eficiente, aumentando a produtividade, reduzindo os custos e melhorando assim a qualidade de informação, etc. Quanto mais próximos e confiantes se sentirem na utilização do software, melhores serão os resultados!
5. Suporte disponível
É claro que a formação é essencial, no entanto, sabemos que surgem sempre dúvidas. Para tal, é fundamental garantir um bom serviço de apoio ao cliente pela parte dos fornecedores do software, que tenha um contacto disponível para ajudar a esclarecer as incertezas, para que estas não se tornem em problemas maiores.
Nós somos especialistas em melhorar processos e garantimos que, embora a curva de aprendizagem possa parecer difícil de ultrapassar, vale a pena. O caminho é sempre mais fácil se não for feito sozinho e nós estamos aqui para ajudar com a nossa experiência!
