Um projeto obriga, normalmente, à interação de vários intervenientes, e sua respetiva coordenação, e isto pode ser um problema!
A grande tarefa de gestão da informação partilhada e da comunicação entre todos é exigente, e nem sempre lhe é dada a devida importância e atenção. Não é de estranhar que, não raras vezes, isto resulte em perdas de qualidade, de produtividade, e erros com danos de dimensão imprevisível.
De modo a evitar estes problemas, devem ser estabelecidas formas de partilha de informação e de gestão documental para todos envolvidos, assim como uma forma de controlo do bom cumprimento de regras estabelecidas.
A informação deve estar organizada de forma a que seja de fácil acesso, não contenha duplicações e sejam conhecidos os respetivos dados de registo. O acesso à informação deve ser restrito às competências de cada parte interessada, limitando desta forma acesso indevido e eventuais enganos.
Vejam se se reconhecem com aquilo que identificámos como dores mais comuns e recorrentes:
Dados do Projeto
A atualização e manutenção de um conjunto de dados do projeto, que identifiquem os intervenientes e datas mais relevantes são de extrema importância. É usual necessitar de dados da equipa, licenciamento, contrato, realização financeira, etc. que devem estar atualizados e acessíveis. Esta constante necessidade de atualização de dados obriga um esforço do gestor responsável.
Diários
A elaboração dos diários, onde se registam os fatos ocorridos durante o dia é uma tarefa recorrente e por vezes demorada. A informação fica registada, mas é de difícil acesso e consulta. Por exemplo, as perguntas “Em que dia foi feito isto?”, “Em que dia a empresa X começou os seus trabalhos?”, não são facilmente respondidas através de uma breve consulta ao arquivo organizado por dias.
Relatórios Periódicos
A elaboração de relatórios periódicos, que servem o propósito de comunicar o desenvolvimento num período considerado, é uma tarefa que exige a recolha de informação existente e a sua compilação num formato de fácil leitura e compreensão. É, pois, em grande medida, uma duplicação da informação já disponível compilada num formato diferente e de fácil compreensão.
Numa era digital, onde a colaboração remota é já um padrão de trabalho, torna-se necessário encontrar formas que otimizem os fluxos de comunicação e a partilha documental que contornem as perdas e duplicações existentes nos processos clássicos.
A verdade é que nós também sentimos todas estas dores, e como qualquer pessoa que se alerta com dores, desenvolvemos um tratamento caseiro. O melhor é que funcionou tão bem que decidimos divulgar.
Em breve vamos abrir a porta do consultório para ouvir as vossas e explicar como chegámos à cura e a dosagem certa para cada um!
